De 10 stappen van een goed inhuurproces voor woningcorporaties

Bij vrijwel alle woningcorporaties wordt gebruikgemaakt van inhuur door externe partijen. Het gaat dan om tijdelijk personeel of adviseurs om bepaalde doelstellingen te behalen. Onvoldoende expertise of capaciteit is vaak de reden van de beslissing extern in te huren. Het is in het belang van woningcorporaties bij regelmatige inhuur het inhuurproces te standaardiseren. Om dit ook te kunnen implementeren in uw organisatie, is het belangrijk dat u een duidelijk stappenplan volgt.

Lagere werkdruk en eerlijke kansen

Een gestandaardiseerd inhuurproces met bijvoorbeeld gelijke inleenvoorwaarden voor aanbieders, leidt tot een significante tijdsbesparing voor de afdeling HR. Naast een minder grote werkdruk op de afdelingen HR kan het inhuurproces op die manier ook volgens het inkoopbeleid plaatsvinden. De meeste woningcorporaties voeren namelijk het beleid dat aanbieders gelijke kansen moeten krijgen. Een standaard inhuurproces, waarbij aanbieders tegen gelijke voorwaarden mogen reageren, zorgt ervoor dat dit ook daadwerkelijk mogelijk is.

Stappenplan voor kwalitatief goede inhuur

Om een kwalitatief en efficiënt inhuurproces te creëren is het belangrijk dat een duidelijk stappenplan wordt gevolgd.

Stappen die van belang zijn bij het inhuren van extern personeel:

1. Bepalen van de behoefte. Wat hebben we nodig en hoe ziet de tijdelijke vacature eruit?
2. Wat is er nodig?  De woningcorporatie schetst duidelijk de taken, verantwoordelijkheden en vereisten voor de externe partij. Een functieprofiel of projectomschrijving.
3. Aan wie gegund: Vergelijk de aanbiedingen op kwaliteit, prijs en alle overige factoren die in het belang van de opdrachtgever zijn.
4. Uitvraag: Woningcorporaties sturen de uitvraag naar de (geselecteerde) bureaus of publiceren de uitvraag op een marktplaatsdesk. Een uitvraag geeft de doelstellingen en werkzaamheden gedetailleerd weer evenals de inleenvoorwaarden en projectduur.
5. Aanbiedingen: De aangeboden kandidaten worden beoordeeld op basis van de uitvraag met inleenvoorwaarden.
6. Selecteren van kandidaten: Na de selectie van kandidaten kunnen de meest geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.
7. Na de gesprekken: Krijgt de partij met de beste kandidaat het aanbod tegen inleenvoorwaarden en geoffreerde tarief te starten met de werkzaamheden;
8. Standaardcontracten worden aan de leverancier ter ondertekening aangeboden.
9. Toezicht op uitvoering: Gedurende het project houdt de leidinggevende bij de opdrachtgever toezicht op het afgesproken werk van de externe partij en zorgt ervoor dat alles volgens plan verloopt.
10. Projectevaluatie: Uitgevoerde werkzaamheden worden na voltooiing van het project geëvalueerd.  Het inhuurproces bij woningcorporaties is vaak onderhevig aan regelgeving en richtlijnen die de transparantie, eerlijkheid en efficiëntie van het proces waarborgen.

Ook profiteren van een efficiënt inhuurproces?

Heeft u als woningcorporatie ook behoefte aan een standaard en efficiënt inhuurproces voor externe medewerkers? Dan kan Flexwerkportaal u hierbij helpen. Flexwerkportaal biedt een geïntegreerde oplossing voor externe inhuur, waardoor woningcorporaties een efficiënter en gestroomlijnd inhuurproces kunnen realiseren.

Woningcorporaties kunnen alle tijdelijke inhuuropdrachten eenvoudig publiceren en zelf de inleenvoorwaarden bepalen. Dit stelt alle betrokken marktpartijen, inclusief ZZP'ers en bemiddelingsbureaus, in staat om zichzelf of hun beste kandidaten voor te stellen. Zo wordt het inhuurproces nog transparanter, eerlijker en effectiever, wat uiteindelijk bijdraagt aan de succesvolle realisatie van doelstellingen binnen de woningcorporatie.