Als directie assistent ben je de rechterhand en sparringpartner van de directeur Bewoners en de directeur Strategie.

 

Je bent verantwoordelijk voor hun complexe agenda’s. De vergaderlocaties zijn gereserveerd en er is rekening gehouden met werk- en vergaderlocaties en meest efficiënte planning v.w.b. reistijden. Je plant afspraken en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen. Je zorgt voor de voorbereiding van vergaderingen, je stelt de agenda en de actie- en besluitenlijst op en bewaakt de actiepunten. Je weet structuur te creëren in hun agenda’s en werkzaamheden. Je zult eveneens zorgdragen voor het beheren en prioriteren van de mailbox

 

Naast dat jij de steun en toeverlaat ben voor deze directeuren, werk je nauw samen met je kernteam van collega assistenten. Je bent elkaars achtervang, helpt elkaar wanneer er een piek is in het werk, je weet het werk (samen met je team) te coördineren. Je zoekt elkaar op wanneer je ergens tegenaan loopt.

 

Voor deze rol zoeken we een zelfverzekerde en attente directie assistent met scherp oog voor haar omgeving. Iemand die niet bang is vragen te stellen en haar mening te geven. Eigen initiatief wordt gewaardeerd, en je weet als geen ander hoe je taken effectief uit handen kunt nemen.

 

Regelen en organiseren is jouw tweede natuur. Daarnaast kan je uitstekend de juiste prioriteiten stellen in al het werk dat er ligt. Outlook kent voor jou geen geheimen en ook de verschillende andere digitale systemen waar wij mee werken, ken je al of maak je je snel eigen. Hoe dan ook je weet je hierin goed je weg te vinden!

 

Verder ben je proactief, werk je gestructureerd en zie je wat er moet gebeuren.

 

Je bent iemand die gemakkelijk contact legt en bijzonder goed kan plannen. Vooruitdenken is essentieel. Zien wat er gedaan moet worden, samenwerken en ontzorgen.