Wij zoeken voor 32 - 36 uur per week!

De inhuur van een klachtenfunctionaris voor projecten en dagelijks onderhoud voor de periode van ½ tot 1 jaar.

Je onderhoudt contacten met huurders en collega’s voor het afhandelen van projectklachten en  storingen klachten voor het dagelijks onderhoud. Je valt onder andere onder de verantwoordelijkheid van de projectleiders planmatig onderhoud en duurzaamheid. Je handelt juist en tijdig van jouw uit te voeren klachtwerkzaamheden als onderdeel van het lopende projectplan en je gaat zelfstandig aan de slag met de administratie vanuit het projectdossier. Je maakt een bewogen keuze naar de huurders toe o.b.v. de gemaakte afspraken. Daarnaast ondersteunt je de reparatieafdeling voor de afhandeling dagelijkse klachten en storingen via het pakket Tobiassen 365. Je onderhoudt contact met de projectleiders zodat zij inzicht krijgen over het verloop van de projectklachten zodat zij de werkinstructies met de aannemers kunnen aanscherpen. Al deze werkzaamheden hebben betrekking op zowel bouwkundige werkzaamheden als leefbaarheid. Kortom, een uitdagende functie waarbij zowel het technische als het menselijke aspect centraal staan.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Klachtenregistratie: Het verzamelen van klachten van huurders of andere belanghebbenden via telefoon, e-mail, KVS-meldingen en/of via Tobiasen 365 of schriftelijke communicatie en het zorgvuldig documenteren van alle relevante informatie;
• Klachtenanalyse: Het analyseren van de klachten om de aard en ernst van het probleem te begrijpen. Dit kan het onderzoeken van projectdocumentatie, correspondentie, en gesprekken met betrokken partijen omvatten.
• Klantinteractie: Het aangaan van gesprekken met klagers om hun zorgen en verwachtingen te begrijpen, hen te informeren over het klachtenproces en mogelijke oplossingen te bespreken.
• Conflictbemiddeling: Het proberen om conflicten op te lossen door tussen de klager en de woningcorporatie te bemiddelen en te zoeken naar redelijke oplossingen die voor beide partijen aanvaardbaar zijn.
• Opstellen van schriftelijke reacties: Het opstellen van officiële reacties op klachten, waarin de bevindingen en voorgestelde oplossingen worden beschreven. Deze reacties moeten duidelijk en respectvol zijn.
• Opvolging: Het volgen van de voortgang van klachtenafhandeling en ervoor zorgen dat overeengekomen oplossingen worden geïmplementeerd en dat de klager tevreden is met de uitkomst. Evenzo mag een bezoek op locatie nodig zijn.
• Adviseren en verbeteren: Het verstrekken van feedback en aanbevelingen aan de projectleiders om structurele problemen aan te pakken en de dienstverlening te verbeteren om toekomstige klachten te voorkomen.
• Klanttevredenheidsonderzoek: Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek om de tevredenheid van huurders en andere belanghebbenden te meten en inzicht te krijgen in mogelijke verbeterpunten.