Medewerker Projectondersteuning

Organisatie
Stichting Intermaris
Status
Selectie
Uren per week
24 - 24
Uren per dag
8
Werkervaring
3-5 jaar
Reden inhuur
Wegens zwangerschap (binnen formatie)
Standplaats
Hoorn
Functieschaal
F
Werk- en denkniveau
MBO
Start opdracht
15-07-2024
Eind opdracht
17-01-2025
Optie tot verlengen
Nee

Bedrijfsinformatie

Iedereen verdient een fijn thuis. Plezierig wonen is een eerste levensbehoefte; het is de basis voor het creëren van je leven. We zetten met circa 180 medewerkers ons dagelijks in om dit mogelijk te maken. Wil je meer weten over jouw maatschappelijke bijdrage via onze organisatie, bekijk dan onze missie.

Projectomschrijving

Doel van de functie

Je ondersteunt het bedrijfsonderdeel Projecten op secretarieel en administratief gebied, organiseert bewonersbijeenkomsten, levert een bijdrage aan de communicatie rondom het project en onderhoudt eerstelijns klantcontacten.

Secretariële ondersteuning

  • Levert een ondersteunende bijdrage aan de voortgang en de nazorg van projecten
  • Is medeverantwoordelijk voor het beheer van de projectdossiers
  • Is medeverantwoordelijk voor de bewaking van de planning en voortgang van met name de sociale kant van de projecten en heeft hierbij een signalerende rol
  • Levert bewonersgegevens aan, bijvoorbeeld t.b.v. instemming behalen
  • Bewaakt de kwaliteit van uitgaande correspondentie en communicatie en redigeert waar nodig
  • Monitort de klachtenafhandeling
  • Ondersteunt bij de totstandkoming van de sociale planning
  • Realiseert de management- en afdelingsondersteuning
  • Werkt notities, verslagen en rapporten uit en bewaakt uitvoeringsacties 

Bewonerscontacten, -bijeenkomsten en communicatie

  • Verantwoordelijk voor de facilitaire en organisatorische ondersteuning voor bewonersbijeenkomsten en fungeert hieromtrent als aanspreekpunt
  • Organiseert desgewenst zelf bewonersbijeenkomsten en fungeert hieromtrent als aanspreekpunt
  • Is eerstelijns contactpersoon bij bewonerscontacten en naar eigen oordeel doorzetten naar de juiste collega
  • Draagt zorg voor de registratie en verwerking van bewonersenquêtes
  • Zorgt voor de vastlegging van reacties en afspraken met bewoners en bewoner overleggen
  • Coördineert de klantcontacten bij de nazorg bij projecten
  • Heeft een signalerende rol bij niet op tijd afhandelen van klantcontacten
  • Redigeert besluitvormingsdocumenten
  • Ondersteunt bij nieuwsbrieven: verzamelt en levert input, redigeren en zorgt voor vormgeving en verzending
  • Houdt de projectpagina op de website bij op eigen gebied en haalt input op bij het team voor sociale media t.b.v. afdeling Communicatie
  • Uitvoeringsverantwoordelijk voor organiseren en faciliteren van project gerelateerde activiteiten en feestelijke momenten
  • Verzorgt de (complex brede) correspondentie, uitgebreidere mailingen en brengt andere afdelingen op de hoogte van de inhoud hiervan, inclusief kennisbank
  • Verzamelt en levert input aan voor de contentkalender afdeling Communicatie en de Maris 

Administratieve Ondersteuning

  • Levert een bijdrage aan de administratieve inrichting van projecten en het bijhouden ervan
  • Zorgt voor de afhandeling van de (digitale) poststroom en facturen
  • Voert archiveringswerkzaamheden en reprowerkzaamheden uit
  • Levert operationele ondersteuning bij de inkoop en contracten
  • Ondersteunt bij de uitvraag aan aannemers
  • Ondersteunt bij het afhandelen van garantieklachten

Functie eisen

Functie eisen

  • Kennis van / ervaring op het gebied van volkshuisvesting (voorkeur, maar geen eis)
  • Secretariële ervaring, waaronder agenda’s bijhouden + vergaderingen aanmaken via de planningsassistent
  • Kennis van bedrijfs- en kantoorapplicaties, inclusief uitgebreide kennis van het officepakket
  • Kennis van en ervaring met administratieve ondersteuning
  • Kennis van en ervaring met projectmatig werken
  • Organiseren van evenementen

Wij zoeken dus

Een ervaren, doortastende kandidaat die zich de werkzaamheden snel eigen maakt

Aantoonbare vaardigheden:

  • Aanpassingsvermogen
  • Nauwkeurigheid
  • Georganiseerdheid
  • Snel kunnen schakelen
  • Proactieve houding
  • Oplossingsgericht
  • Stressbestendig

Vacature informatie

Datum publicatie
07-06-2024 09:30
Datum sluiting opdracht
14-06-2024 10:00
Datum sluiting vragen
12-06-2024 13:00
Datum beantwoording vragen
13-06-2024
Datum gesprekken periode
17-06-2024 tot 21-06-2024
Datum terugkoppeling
21-06-2024

Arbeidsvoorwaarden

CV-eisen

Geen

Werkdagen

Dinsdag, Donderdag, In overleg

Meer informatie

Tarief

Een uurtarief dat past bij de CAO schaal F (zie verder CAO Loonschalen)

Het is niet toegestaan om gedurende het proces contact op te nemen met de opdrachtgever. (Inhoudelijke) vragen kunnen digitaal worden gesteld

Verklaring omtrent gedrag

Als onderdeel van de wervingsprocedure vraagt de opdrachtgever, in het kader van haar integriteitsbeleid, een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG).

Fee Flexwerkportaal

Flexwerkportaal brengt voor deze opdracht € 2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende opdrachtnemer

Kassiersfunctie

voor deze opdracht is de kassiersfunctie niet van toepassing.

Vragen stellen

Klik hier als u een vraag wilt stellen.