Doel van de functie

Je ondersteunt het bedrijfsonderdeel Projecten op secretarieel en administratief gebied, organiseert bewonersbijeenkomsten, levert een bijdrage aan de communicatie rondom het project en onderhoudt eerstelijns klantcontacten.

Secretariële ondersteuning

• Levert een ondersteunende bijdrage aan de voortgang en de nazorg van projecten
• Is medeverantwoordelijk voor het beheer van de projectdossiers
• Is medeverantwoordelijk voor de bewaking van de planning en voortgang van met name de sociale kant van de projecten en heeft hierbij een signalerende rol
• Levert bewonersgegevens aan, bijvoorbeeld t.b.v. instemming behalen
• Bewaakt de kwaliteit van uitgaande correspondentie en communicatie en redigeert waar nodig
• Monitort de klachtenafhandeling
• Ondersteunt bij de totstandkoming van de sociale planning
• Realiseert de management- en afdelingsondersteuning
• Werkt notities, verslagen en rapporten uit en bewaakt uitvoeringsacties 

Bewonerscontacten, -bijeenkomsten en communicatie

• Verantwoordelijk voor de facilitaire en organisatorische ondersteuning voor bewonersbijeenkomsten en fungeert hieromtrent als aanspreekpunt
• Organiseert desgewenst zelf bewonersbijeenkomsten en fungeert hieromtrent als aanspreekpunt
• Is eerstelijns contactpersoon bij bewonerscontacten en naar eigen oordeel doorzetten naar de juiste collega
• Draagt zorg voor de registratie en verwerking van bewonersenquêtes
• Zorgt voor de vastlegging van reacties en afspraken met bewoners en bewoner overleggen
• Coördineert de klantcontacten bij de nazorg bij projecten
• Heeft een signalerende rol bij niet op tijd afhandelen van klantcontacten
• Redigeert besluitvormingsdocumenten
• Ondersteunt bij nieuwsbrieven: verzamelt en levert input, redigeren en zorgt voor vormgeving en verzending
• Houdt de projectpagina op de website bij op eigen gebied en haalt input op bij het team voor sociale media t.b.v. afdeling Communicatie
• Uitvoeringsverantwoordelijk voor organiseren en faciliteren van project gerelateerde activiteiten en feestelijke momenten
• Verzorgt de (complex brede) correspondentie, uitgebreidere mailingen en brengt andere afdelingen op de hoogte van de inhoud hiervan, inclusief kennisbank
• Verzamelt en levert input aan voor de contentkalender afdeling Communicatie en de Maris 

Administratieve Ondersteuning

• Levert een bijdrage aan de administratieve inrichting van projecten en het bijhouden ervan
• Zorgt voor de afhandeling van de (digitale) poststroom en facturen
• Voert archiveringswerkzaamheden en reprowerkzaamheden uit
• Levert operationele ondersteuning bij de inkoop en contracten
• Ondersteunt bij de uitvraag aan aannemers
• Ondersteunt bij het afhandelen van garantieklachten