Ben jij een ervaren Assistant die snel schakelt en overzicht houdt, ook als het druk is?

Voor onze afdeling Officemanagement zoeken we tijdelijk versterking. Jij bent iemand die direct inzetbaar is, soepel schakelt tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en ondersteuning biedt aan zowel managers als directieleden. Je kan in de duur van de opdracht ondersteuning bieden aan verschillende collega’s aangezien je bijspringt waar er gaten zitten in de bezetting. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving, denkt proactief mee en staat open voor nieuwe samenwerkingen.

Voorkomende werkzaamheden

• Je beheert de complexe agenda's en zorgt dat alle afspraken soepel verlopen door de afspraken goed voor te bereiden;
• Je beheert de e-mails en houdt de communicatie gestructureerd;
• Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van meetings, inclusief het klaarzetten van alle benodigde stukken;
• Je bewaakt de acties en besluitenlijsten en hebt ervaring met notuleren;
• Je verzorgt de financiële administratie: Je maakt inkooporders aan en zorgt dat facturen tijdig goed worden goedgekeurd.
• Organisatorische taken; denk hierbij aan het regelen van borrels, teamuitjes, presentjes.

Het team

Je rapporteert aan de teamleider Officemanagement wat een onderdeel is van de afdeling Inkoop & Facilitair. Het gehele officemanagement bij Portaal is onderverdeeld in 4 kernteams, met ieder een coördinator. Jij bent een vliegende kiep die kan inspringen daar waar jouw hulp het hardst nodig is. Je werkt samen met je collega management assistants en officemanagers om een optimale dienstverlening te verzorgen. Je bent elkaars achtervang, helpt elkaar wanneer er een piek is in het werk. Je zoekt elkaar op wanneer je ergens tegenaan loopt.