Ter overbrugging is QuaWonen op zoek naar een secretaresse voor het management die direct inzetbaar is. Je ondersteunt in deze functie de directeur-bestuurder, het managementteam, de teamleiders en de bestuurssecretaris. Dit doe je samen met je collega secretaresse. Je doet dat op zo'n manier dat de werkzaamheden gestructureerd verlopen.

Je doet het agendabeheer en de correspondentie. Je plant diverse afspraken en bijeenkomsten in, zowel intern als extern. Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze. Dit zijn bijvoorbeeld vergaderingen met het managementteam, de ondernemingsraad en de huurdersorganisaties of collega-corporaties. Je houdt actie- en besluitenlijsten van overleggen bij.

Je zorgt er ook voor dat het archief en relatiebestand op orde is. Je bent de interne en externe contactpersoon voor de afhandeling van klachten die wij ontvangen via de Klachtencommissie Wonen Zuid-Holland. In overleg met je collega maak je een onderlinge verdeling van de werkzaamheden en vervang je elkaar tijdens afwezigheid.

Je signaleert tijdig wanneer actie nodig is en weet daarbij de juiste personen te informeren.

In deze functie denk je altijd een stap vooruit; je ziet waar ondersteuning nodig is en je pakt dit op. En een extra bijkomstigheid aan de functie is dat je sparringpartner bent van der directeur-bestuurder en de overige leidinggevenden.